1. Introduction
La présente politique a pour objet d'informer les utilisateurs de la plateforme Villizen sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, traitées, conservées et protégées, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée.
2. Responsable de traitement et sous-traitant
Pour les données traitées dans le cadre de l'espace d'une commune (comptes citoyens et agents, signalements, communications entre citoyens et mairie), la commune concernée agit en qualité de responsable de traitement : elle détermine les finalités et les moyens du traitement.
La plateforme Villizen intervient quant à elle en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD : elle traite ces données uniquement sur instruction documentée et pour le compte de la commune, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance conclu avec chaque collectivité.
Villizen agit en revanche en qualité de responsable de traitement pour ses traitements propres : la navigation sur le site public villizen.fr, les demandes de contact ou de démonstration, et les mesures de sécurité technique de la plateforme.
Contact : contact@villizen.fr — pour toute question, ou pour être orienté vers la commune responsable de traitement.
Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été désigné à ce jour, cette désignation n'étant pas obligatoire pour la structure éditrice. Cette information sera mise à jour si une désignation intervient.
3. Données collectées
3.1 Données des citoyens
- Identité : nom, prénom
- Contact : email, téléphone
- Adresse postale (facultative)
- Mot de passe (haché, non lisible)
- Données de connexion : adresse IP, date de connexion
- Signalements déposés (description, photos, géolocalisation)
3.2 Données des agents
- Identité : nom, prénom, identifiant
- Mot de passe (haché)
- Service et rôle au sein de la collectivité
- Données de connexion : adresse IP, dernière connexion
- Actions effectuées sur la plateforme (audit logs)
4. Finalités du traitement
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gestion des comptes utilisateurs | Exécution du contrat (CGU) |
| Traitement des signalements | Mission d'intérêt public |
| Communication entre citoyens et mairie | Mission d'intérêt public |
| Sécurité et prévention de la fraude | Intérêt légitime |
| Conformité légale et réglementaire | Obligation légale |
| Audit et traçabilité (logs) | Intérêt légitime / Obligation légale |
5. Durées de conservation
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte citoyen actif | Tant que le compte est actif + 3 ans après dernière connexion |
| Compte agent | Durée de la fonction au sein de la collectivité |
| Signalements clos | 3 ans après clôture |
| Logs d'audit | 3 ans |
| Adresses IP dans les logs | Anonymisation automatique après 6 mois |
Ces durées constituent les paramètres par défaut de la plateforme. La collectivité responsable de traitement peut définir des durées spécifiques, dans le respect de la réglementation et des obligations légales de conservation qui s'imposent à elle.
6. Destinataires des données et sous-traitants
Les données collectées sont destinées :
- Aux agents habilités de la commune concernée (selon leur rôle et leurs permissions) ;
- À l'éditeur Villizen, en qualité de sous-traitant, dans le cadre de la maintenance et du support technique ;
- Le cas échéant, aux autorités judiciaires sur réquisition légale.
Pour fournir le service, Villizen a recours à des sous-traitants ultérieurs, dont l'hébergement et le traitement des données applicatives sont situés dans l'Union européenne :
- OVHcloud — hébergement des données, en France ;
- Mistral AI — assistant intelligent (intelligence artificielle française), traitement en Union européenne, lorsque le module d'assistant est activé sur la commune ;
- Brevo — envoi des emails transactionnels (notifications, confirmations), France / Union européenne ;
- Services de notification push des navigateurs (Google, Mozilla ou Apple, selon le navigateur de l'utilisateur) — uniquement lorsque l'utilisateur a activé les notifications. Le contenu de ces notifications est chiffré de bout en bout (protocole VAPID) et n'est pas lisible par ces services, qui se limitent à l'acheminement technique.
Assistant intelligent. Lorsque le module d'assistant est activé par la commune, une intelligence artificielle peut faciliter le tri, l'orientation ou la rédaction liés aux signalements et aux échanges. Cet outil intervient en appui des agents : aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard des personnes, ou les affectant de manière significative, n'est prise de façon entièrement automatisée au sens de l'article 22 du RGPD. Un agent habilité conserve à tout moment la maîtrise des décisions.
7. Sécurité
L'éditeur met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données :
- Chiffrement des mots de passe (bcrypt)
- Connexions HTTPS sécurisées (TLS 1.3)
- Système anti brute-force sur les pages de connexion
- Journalisation complète des accès et modifications (audit logs)
- Sauvegardes automatiques quotidiennes
- Isolation stricte des données entre communes (architecture multi-tenant)
8. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
- Droit de rectification : corriger des données inexactes
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
- Droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement
- Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement pour motif légitime
- Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement
Ces droits s'exercent auprès de la commune concernée, responsable de traitement de vos données. Vous pouvez également écrire à contact@villizen.fr : en tant que sous-traitant, Villizen transmettra votre demande à la commune responsable et l'assistera dans son traitement.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) — www.cnil.fr.
9. Cookies
Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Consultez notre Politique relative aux cookies pour plus d'informations.
10. Modifications
La présente politique peut être amenée à évoluer. Toute modification substantielle sera notifiée aux utilisateurs par email ou via une bannière sur le site.
Dernière mise à jour : 25 juin 2026